InDesign Data Merge

Veri birleştirme ile harici veri kaynağı dosyasını .csv veya .txt dosya biçiminde bir dosyadan okuyarak, InDesign’da metin ve görüntüleri tasarımınız içinde birleştirebilirsiniz.

Veri birleştirmeyi kullanmak hiç de zor değil, ancak doğru bir şekilde yapmak için önceleri birkaç deneme yapmanızda yarar görüyorum.  Bu yüzden atlamadan ve kendiniz denemeden önce, tüm öğreticiyi okumanızı ve daha sonra karşılaşabileceğiniz sınırlamalar ve hatalar hakkında ilk başta öğrenmenzi öneririm.

Bu derste size temel bilgileri göstereceğim ve sonra karşılaşabileceğiniz olası sorunları ve çözümlerini vurgulayacağım, böylece bu özelliği hemen öğrenebilirsiniz.

Giriş

Temel iş akışı:

  • Veri kaynak dosyasını oluşturun; ilk satırda alanları adlandırın (resimler için alan adının önünde @ kullanın).
  • Dosyayı virgülle ayrılmış .csv veya sekme ile ayrılmış .txt olarak kaydedin.
  • InDesign belgesinde bir prototip oluşturun.
  • Veri Birleştirme panelini kullanarak InDesign’da veri kaynağını seçin .
  • Yer tutucuları belgenizdeki prototip tasarımına ekleyin.
  • Sonuçtan emin olmak için bir önizleme çalıştırın.
  • Birleştirilen belgeyi oluşturun.

Veri birleştirmeyi ne zaman kullanmalısınız?

Bir tabloda veya farklı verilerle sayfa başına bir kayıtta tekrarlanması gereken “prototip örneği” (tekrarlayan düzen) içeren bir belgeyi (veya belgenin bir bölümünü) yerleştirmeniz gerektiğinde veri birleştirme size zaman kazandırır ve böyle bir iş için harika sonuçlar oluşturur.

Bu tür belgeler şunlar olabilir:

  • ürün katalogları
  • zarflar
  • sertifikalar
  • kartvizitler
  • vb.

InDesign dosyasının mizanpajını hazırlama

Veri birleştirme işleminde kullanmak istediğimiz düzenin InDesign’da bir prototip oluşturmamız gerekiyor. Benim Çalışmamda. Ürünün adı, ürün fotoğrafı, kısa bir açıklaması, fiyatı ve bir barkodu var.

Sizler hangi konuda çalışmak istiyorsanız, kartvizitler, el ilanları veya kataloglara kadar birçok farklı türde belgeyi otomatikleştirebilirsiniz.

Veri dosyasını içe aktarmaya hazırlayın (.csv veya .txt)

Veri kaynak dosyası bir .csv veya .txt dosyası olmalıdır. Excel, word, OpenOffice veya benzeri herhangi bir uygulamayla oluşturabilirsiniz.

Kaynak dosyanın ilk satırında mizanpajınızda kullanacağınız tüm alanları listelemeniz gerekir. Adlarını açıklayıcı (ve anlaşılabilir) hale getirin çünkü InDesign, arayüzündeki veri kümelerini belirtmek için bu adı kullanacaktır.

Metin verileri

Örneğini sizinle paylaştığım çalışmada  ürün_adıürün_açıklamasıve fiyat sütunları var. Bunların hepsi metinsel verilerdir. Bunları listelemek için belgenizin ilk satırlarına alan adını yazmanız ve kayıtları InDesign’ın içe aktarmasını istediğiniz verilerle doldurmanız yeterlidir.

Dosyanın gövdesinde boş hücreler olması sorun değil, ancak her sütunun başlık satırında bir açıklama olduğundan emin olun.

Görüntüler

Bu işlemi yapmak isteyenlerin en zorlandığı konu görüntüleri birleştirmeye çalışmaktır. Çoğu zaman, görüntüler veri birleştirmeden vazgeçmenizi sağlayan tek konudur. Ancak doğru yapılırsa, emin olun çokta basittir.

E-tablodaki alanı oluşturma

Görüntüleri listeleyen alanlar için alan adının önüne sadece bir “@“ sembolü koymanız yeterlidir. Alan adı, yazdığım örnekteki gibi görünebilir. : @ürün-fotoğrafları

Kaynak yolunu doğru yazın

Görüntülerinizin yolları, görüntülerin depolandığı işletim sisteminin kurallarına uymalıdır (yollar büyük / küçük harfe duyarlıdır).

Kaynak yolunu doğru yapmak

Hatalardan ve zaman kaybetmekten kaçınmak için hızlı bir yol var.

InDesign’a bağlayacağınız görüntülerden birini sayfaya yerleştirin. (görüntünün, veri birleştirme için görüntüleri depolayacağınız klasörün içinde olması işinizi kolaylaştıracaktır.).

InDesign’da görüntüyü seçin ve Linkpanele gidin .

Sağ tıklayın ve Copy Infoardından  Copy Platform Style Path öğesini seçin.

Artık doğru kaynak yoluna hatasız sahipsiniz. Bu teknik, mutlak yolu tahmin etmenin zor olabileceği bir sunucuda depolanan görüntüler için özellikle kullanışlıdır.

Veri kaynak dosyasını .csv veya .txt dosyasına kaydedin

Böylece, tasarımınızın şablonu artık tüm verilerle doldurulmuştur. Virgül dosya biçimiyle ayrılmış .csv biçiminde veya sekme dosya biçimiyle ayrılmış .txt biçiminde kaydetmelisiniz . Ben her zaman excelden save as komutunu kullanarak unicode text.txt ile dışarıya çıkartarak kullanıyorum.

Veri kaynak dosyasını içe aktarın

InDesign’da Data Mergepaneli Window>Utility>Data Merge öğesine tıklayarak açın.

Gelen Data Mergepanelde, sağ üst köşedeki simgesine tıklayın ve seçin Select Data Source.

Tıklayın Optionve kontrol edin Show Import Options. Dosyayı seçin n Openve tıklayı.

Karşılaşabileceğiniz herhangi bir hata için lütfen aşağıdaki “Hatalar” bölümünü okuyun . Hatayı orada (veya bağlantılı kaynaklarda) bulamazsanız, lütfen yorumlara yazın veya bana bir e-posta gönderin; sorunu anlamanıza yardımcı olmaya çalışacağım.

Set Delimiterve Encoding.csv / .txt dosyasında kullanılan ve tıklayın OK.

Benim içinde Data Mergepanelde, InDesign daha önce Excel içindeki elektronik tablonun başlığında adlı tüm “değişkenleri” yarattı. InDesign, metin tabanlı verileri ve görüntü tabanlı verileri farklı simgelerle belirtir.

Yer tutucuları yerleştirin

Bir sonraki adım, yer tutucuları oluşturduğumuz düzen prototipine yerleştirmektir.

InDesign mizanpaj prototipinde metni / resmi seçin (Ürünün adını seçiyorum).

Yer tutucuyu tıklayın (Örneğimde tıklıyorum product_name). InDesign, prototipteki metni ile değiştirir <<field_name>>.

“<“ Ve “>” karakterleri görünmüyor olabilir. Bu durumda, yazı tipinin bu glifleri içermemesi nedeniyle. Endişelenmeyin, veri birleştirme yine de çalışır.

Aynı işlemi tüm metin yer tutucuları için de (resimler için de) tekrarlayın.

Dosyam şimdi böyle görünüyor.

Veri kaynağını güncelleme

Bir alanı unutursanız veya bazı verileri değiştirmeniz gerekirse, veri kaynağınızı her zaman güncelleyebilirsiniz. Barkod yer tutucusunu eklemeliyim, bu yüzden e-tabloma geri dönüp ekleyip @barcodeveriyi dolduruyorum.

InDesign’da veri kaynağını hem Data Mergepanelden hem de Linkpanelden güncelleyebilirsiniz.

  • Veri Birleştirme panelinde, sağ üst köşedeki simgeyi tıklayın ve Veri Kaynağını Güncelle’yi seçin.
  • Bağlantı panelinde veri kaynak dosyasını seçin ve Bağlantıyı Photoshop veya Illustrator’da düzenlediğiniz bir görüntü gibi Güncelle’ye tıklayın.

Sonucu önizleyin

Veri Birleştirme sonucunun önizlemesini görüntülemek için Previewetkinleştirmeniz yeterlidir.

Birleştirme belgesi oluşturma

Gelen Data Mergepanelde, tıklayın Create Merge Document...simgesi.

Bir “Tek Kayıt” belgesi veya “Birden Çok Kayıt” belgesi oluşturabilirsiniz.

“Tek Kayıt” belgesi

Sertifikalar, zarflar, harfler vb. Oluşturuyorsanız bu ayar muhtemelen doğru seçimdir. Bu ayarla InDesign, her sayfanın tek bir kayıt içerdiği bir belge oluşturur.

“Birden Çok Kayıt” belgesi

Ürün katalogları, fiyat listeleri ve daha fazlası için, genellikle bir düzen prototipinin birden fazla kaydını içeren sayfalara sahip belgeler için kullanmalısınız.

Ben seçmek “Multiple Records”ve sonra taşımak Multiple Record Layoutsekmesi. Bu sekmede InDesign’ın kayıtları nasıl düzenlemesi gerektiğini seçebilirsiniz.

SpacingSeçenekler kayıtlar arasında ne kadar alan ayarlamak için vardır. Boş yer istemiyorum, bu yüzden  her iki seçenekte de 0 benim için iyi.

Preview Multiple Record LayoutSeçeneği etkinleştirelim .

InDesign bana bir önizleme gösteriyor. Neredeyse olmasını istediğim gibi, ama sayfanın altındaki tüm beyaz alanı sevmiyorum, bu yüzden Marginsistediğim sonucu elde edene kadar seçenekleri değiştireceğim .

Veri birleştirme ve fotoğraflar

Sekmenin altında OptionsInDesign’a birkaç talimat verebilirsiniz. En önemlisi görüntü ayarlarıdır. Buradan Image Placementgörüntünün çerçeveye nasıl sığacağını seçebilirsiniz. Ben  Content Aware Fitseçtim. LinkSeçeneği etkinleştirdiğinizden eminim , çünkü onsuz InDesign görüntüleri gömecektir.

Veri birleştirmeyi başlat

Şimdi birleşmeyi başlatmaya hazırız. Tıklayın OK. InDesign otomatik olarak veri kaynak dosyasını prototip mizanpaj belgesiyle birleştiren bir belge oluşturur.

InDesign’da Tablolar ve Veri Birleştirme

Ne yazık ki, veri birleştirme ile yalnızca metin verilerini içe aktarabilir ve görüntüleri bağlayabilirsiniz .
Tabii ki, yer tutucuları bir tabloya ekleyebilirsiniz ve InDesign bunları verilerinizle değiştirecektir.

Ancak, tablolar için veri birleştirme işleminden sonra tabloları içe aktarmak gerekiyor. InDesign’da tablo oluşturmanın en iyi yolu, bir Excel elektronik tablosunu InDesign’a bağlamaktır. Bunu nasıl yapacağınızı öğrenmek istiyorsanız, okumak için buraya tıklayın .

Aksi takdirde, tabloları daha sonra içe aktarmak için Veri Birleştirme’yi özel komut dosyalarıyla birleştirebilirsiniz.

Genel hatalar

Seçilen veri kaynağında bir veya daha fazla boş alan adı var

Bu hatayı almaya devam ederseniz: “Seçili veri kaynağında bir veya daha fazla boş alan adı var. Lütfen dosyayı düzeltin veya başka bir dosya seçin,” çünkü içe aktardığınız dosya (.csv / .txt) temiz değil. dosyada metin içeren bazı sütunlar olabilir ve bu bilgiler el ile silinir. Bunu, dosyayı (.csv / .txt) InDesign’ın içine metin olarak yerleştirip “Gizli Karakterleri Göster” i etkinleştirerek kontrol edebilirsiniz.

Bu sorunu çözmenin en hızlı yolu tüm sütunları yeni bir dosyaya kopyalamak veya Sublime Text veya TextWrangler gibi bir metin düzenleyicisi kullanmak ve dışa aktarılan dosyanın içeriğini temizlemektir.

Noktalı virgül “;” ile ayrılmış alanlar

Windows’ta Excel kullanıyorsanız, Windows bölgesel ayarlarınız liste ayırıcı sembolü olarak virgül yerine noktalı virgül kullanacak şekilde ayarlandığından, bu hata olabilir.

En kolay ve en hızlı çözüm, sekmeyle ayrılmış (.txt) bir dosyayı dışa aktarmak ve bunu veri birleştirme için kullanmaktır.

Ancak, bir CSV dosyası kullanmak istiyorsanız, OS listesi ayırıcısını “;” olarak değiştirebilirsiniz. Bu şekilde, Excel “;” CSV dosyanızı çıktılamak için. Bunu Regional Settings> bölümünde yapabilirsiniz Customize. Bu değişikliğin bilgisayarınızda çalıştırdığınız tüm uygulamaları etkileyeceğini unutmayın.

Sonuç

Veri birleştirme harika bir özelliktir. Size çok zaman kazandırabilir. Ancak bazen düzgün çalışmasını sağlamak zor olabilir. Bana aşağıya yorum bırakmaktan çekinmeyin.

Eğiticiyi beğendiyseniz ve faydalı bulduysanız, makaleyi paylaşarak diğerlerine bu harika özellik hakkında bilgi verin.